Ik geef mijn werknemers een vergoeding voor hulpmiddelen waarmee zij tijdens de coronacrisis thuis kunnen werken en die zij zelf kopen. Deze hulpmiddelen voldoen nu aan het noodzakelijkheidscriterium. Als mijn werknemers na de coronacrisis weer op hun vaste werkplek werken, moet ik de vergoeding dan (deels) meetellen bij hun belastbaar loon?

Dat hangt ervan af of de hulpmiddelen nog steeds voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium wanneer uw werknemers weer op hun vaste werkplek werken.

Hebben uw werknemers naar uw redelijke oordeel een hulpmiddel niet meer nodig om hun werk goed te kunnen doen? Dan moeten uw werknemers een deel van de vergoeding aan u terugbetalen, of de restwaarde van het hulpmiddel aan u betalen. Als dat niet gebeurt, telt u de restwaarde vanaf het moment dat het hulpmiddel niet meer noodzakelijk is mee bij het belastbare loon van uw werknemers. U kunt de restwaarde ook aanwijzen als eindheffingsloon.

Hebben uw werknemers naar uw redelijke oordeel het hulpmiddel nog steeds nodig om hun werk goed te kunnen doen? Dan hoeft u de vergoeding nog steeds niet mee te tellen bij het belastbare loon van uw werknemer.

Voorbeeld 1

1 van uw werknemers koopt een laptop van € 1.000. U vergoedt deze aankoop. Uw werknemer werkt een half jaar thuis met de laptop. Na de coronacrisis gaat ze weer op kantoor werken. U besluit dat uw werknemer niets hoeft terug te geven van de vergoeding. In plaats daarvan telt u de restwaarde van de laptop vanaf het moment dat de laptop niet meer noodzakelijk is voor het werk mee bij het belastbare loon van uw werknemer.

Stel dat de levensduur van de laptop 3 jaar is en de restwaarde na die 3 jaar € 100. De afschrijving per jaar is € 300, dus de afschrijving over het eerste halfjaar is € 150. De restwaarde van de laptop na het eerste halfjaar is € 850. Dit bedrag telt u op bij het belastbare loon.

Voorbeeld 2

1 van uw werknemers koopt een beeldscherm van € 300 zodat hij beter thuis kan werken. U vergoedt deze aankoop. Uw werknemer werkt een half jaar thuis. Na de coronacrisis gaat hij gedeeltelijk weer op kantoor werken. Maar hij spreekt met u af dat hij ook gedeeltelijk blijft thuiswerken. U stemt daarmee in omdat u overtuigd bent geraakt van het nut van thuiswerken. Naar uw redelijke oordeel blijft het beeldscherm ook na de coronacrisis noodzakelijk. De vergoeding hiervoor telt dus nog steeds niet mee voor het belastbare loon van uw werknemer.