Om de reiskostenvergoeding vast te stellen, moeten bedrijven voor alle werknemers die voor een vergoeding in aanmerking komen in kaart hebben gebracht wat hun reispatroon is vanaf 1 april 2021. Voor vaste reisdagen kunnen afspraken worden gemaakt over vaste vergoedingen, bijvoorbeeld per maand, per jaar of per reis. Voor kilometers die incidenteel worden afgelegd of een niet-structureel karakter hebben, is geen vaste vergoeding meer mogelijk.

De inspectie zal waarschijnlijk ook strenger controleren op de administratie van vaste reiskostenvergoedingen. Als een werknemer minder reist dan is vastgesteld voor de uitbraak van de coronacrisis, dan moet de vergoeding worden aangepast. Vergoedingen voor niet daadwerkelijk gereisde kilometers moeten dan tot het loon worden gerekend.

Thuiswerken nieuwe normaal

Voor maart 2020 moesten werkgevers ook reiskostenvergoedingen stoppen als het reispatroon langer dan 6 weken veranderde. Maar omdat er zo massaal veranderingen ontstonden rond de eerste lockdown raakten werkgevers in de knel.
Het kabinet kondigde daarop aan dat de onbelaste vaste reiskostenvergoeding niet hoefde te worden aangepast. Maar aan die tijdelijke goedkeuring komt per 1 april 2021 een einde. Omdat reispatronen behoorlijk zijn veranderd sinds het uitbreken van de coronacrisis, en het erop lijkt dat enkele dagen thuiswerken het nieuwe normaal wordt, betekent dit dat organisaties zich opnieuw moeten buigen over de reiskostenvergoeding.

Vanaf 1 april is de vaste reiskostenvergoeding alleen nog maar onbelast als een werknemer minimaal 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist. Werkgevers kunnen maximaal 19 cent per kilometer onbelast vergoeden. Een hogere vergoeding mag ook, maar moet tot het belastbare loon worden gerekend.
Voor thuiswerkdagen is dus geen onbelaste reiskostenvergoeding meer mogelijk. Als de werknemer minder dan 128 dagen naar de werkplek reist moeten de reiskosten worden vergoed op basis van een declaratie of nacalculatie. Als een bedrijf méér uitkeert dan de daadwerkelijk gemaakte reiskosten, dan moet daar belasting over worden betaald.

Reiskosten vaststellen

Voor het opnieuw vaststellen van de reiskostenvergoeding zijn de volgende punten van belang:

• Breng in kaart welke werknemers in aanmerking komen voor een (vaste) reiskostenvergoeding.
• Bepaal het reispatroon van deze werknemers.
• Maak nieuwe afspraken en leg deze vast in de arbeidsovereenkomst of het reiskostenreglement.
• Zorg voor bijvoorbeeld toegangsregistratie bij het gebouw om de vaste werkdagen aannemelijk te maken of rittenregistratie om reiskosten in kaart te brengen.
• Implementeer een systeem voor het declareren van reiskosten

Bron: Facto